Salesforce Proje Bütçesini Nasıl Optimize Edebiliriz?

Bu blog yazısı mevcut ya da yeni kurgulanacak "Sales Cloud - Service Cloud - Experience Cloud" projelerinde bütçe optimizasyonu için önerileri içermektedir.

Salesforce Bütçesini Neler Belirler ?

Bu soruyu 2 ayrı başlık altında irdelemek istiyorum.

1) Salesforce'a ödenen ücretler.

• Lisans Ücretleri - Add-On Ürün Ücretleri

• Depolama Ücretleri

• Salesforce Support Paketi Ücretleri

• Sandbox Maliyetleri

• API Call Ücretleri

2) Kurulum Ücretleri

3) Eğitim Maliyetleri

Lisans Yönetimi İçin Neler Yapılmalıdır ?

Salesforce projelerinde en büyük gider kalemini genellikle lisans ücretleri oluşturur. Bu nedenden doğru ekip ve kişilere doğru lisansların alınması önemlidir. Peki neler yapılabilir ?

• Gereksiz Lisans almaktan vazgeçin. Salesforce da mevcut kontratınıza göre yeni lisans almak sadece dakikalar alır. Ancak sahip olduğunuz lisans sayısını kontratınız bitmeden azaltamazsınız. (Özel kontrat anlaşmaları hariç) . Elbetteki Salesforce'un size sunacağı fiyatlar kullanıcı sayınıza göre özel indirim imkanları sunacaktır. Planlamanızı doğru yapın.

• Kullanılmayan lisanslarınızı yönetmeyi unutmayın. Kullanıcılarınızı "Deactive" ettiğinizde bazı lisanslar bu kullanıcı üzerinde kalır.

• Bir kişi için iki hesap açmayın. Bunun yerine yetki kümelerini optimize ederek bu kişi ya da ekiplerin Salesforce üzerinde çalışma özgürlüklerini genişletin.

• Olabildiğince esnek organizasyon yapısından kaçının. Ekip ya da kişilerin operasyonel olarak neler yapacağının çerçevesini kesinleştirip lisanslamayı buna göre kurgularsanız en büyük kazanımı sağlayacaksınız. Örnek vermek gerekirse Satış ya da Servis ekiplerinizin görev tanımlarını netleştirip Salesforce konseptine uygun hale getirebilirseniz belirli ekiplerin lisans tiplerini Salesforce lisansından, Experience Cloud lisansına indirgemeniz mümkün olabilir. Experience Cloud lisansları Salesforce Lisanslarına göre (Sales , Service) kat kat ucuz.

• Her ekibiniz Salesforce kullanmak zorunda değil. Paket dağıtımı yapmaya Porche marka bir araçla gitmezsiniz. Dikkatli olmanız gereken nokta merkezde Salesforce'un olduğu bir mimaride Salesforce ile uyum göstererek çalışabilecek ürünler seçmek. Salesforce entegrasyon konusunda çok esnek bir platform. Almayı düşündüğünüz ürünlerin Salesforce ile uyum gösterebilecek ürünler olması önemli.

Depolama Ücretleri İçin Neler Yapılabilir ?

Salesforce içerisinde bulundurduğunuz veri büyüklüğüne göre Salesforce bir depolama ücreti talep etmektedir. Bu nedenden gereksiz verilerin depolanmaması konusunda dikkatli olun. Depolama ücretleri yüksek bir maliyet kalemi olmasa da, bütçenin bir parçası olduğunu unutmamak gerekir.

Örneklerle konuyu netleştirmek gerekirse;

• Kendi kurgunuza göre ve yasal limitlerinize göre "Data Retention" kuralları tasarlayın.

• Testlerinizi "Production" ortamında gerçekleştirip veri kirliliği yaratmayın. Sandbox ortamları bunun için var.

• Kendi süreçlerinizi ve otomasyon sonuçlarınızı denetleyen mekanizmalar için örneğin "hata yönetimi" farklı stratejiler uygulayın.

• Otomasyon ya da entegrasyon kanallarıyla oluşabilecek veri çoklama hataları konusunda dikkatli olun ve stratejiler geliştirin.

Yeni Kurulum ya da Süreç Tasarlama Ücretleri İçin Neler Yapılabilir ?

Bu başlık altında kısa ve net konuşmak gerekli. Salesforce'un en güçlü yanlarından biri hızlı ve kolay kurulum.

• Süreçlerinizi basitleştirin. Önemli olan takip edilebilir ve ölçülebilir süreçlere sahip olmak.

• Talep ettiğiniz süreç sizi "work around" çözümlere ya da kompleks kurulumlara itiyorsa dikkali olun. Salesforce üzerindeki standart yapılar çoğunlukla taleplerinizi karşılar. Bu talepler çoğunlukla şirketlerin çalışma şeklini değiştirmek istememesi nedeniyle oluşur ve kurulum süre ve bütçelerinin artmasına, Salesforce güncellemeleriyle bu süreçlerin sürekli bakım gerektirmesine neden olur.

• Hiçbir Salesforce projesi kurulumu (start to end) ya da süreç tasarımı yıllar almaz. Kurulum için danışmanlık şirketleri ya da bağımsız profesyonellere harcadığınız bütçe kalemi sizlerin projeye katkısıyla ters orantılı değişecektir.

API Call Ücretleri İçin Neler Yapılabilir ?

Salesforce entegrasyon ihtiyaçları için verdiği API limitlerinde olabildiğince bonkör. Eğer bu konu ile ilgili bir problem yaşıyorsanız mimarinizin ve entegrasyonunuzun gözden geçirilmesi gerekmektedir.

Eğitim Maliyetleri İçin Neler Yapılabilir ?

Belki de en önemli başlıklardan biri. Şayet Salesforce verimliliğinizi sağlamak ve takip etmek konusunda mükemmel bir araçtır, tabi ki doğru kullanıyorsanız. Son kullanıcıların Salesforce'u doğru kullanabilmesi adına ekiplerinizi düzenli olarak yaptığınız geliştirmeler konusunda eğitin. Bu daha az çalışan sayısı ile aynı operasyonu yönetmenize katkı sağlayacak ve doğrudan en büyük kalem olan lisans ücretlerinizi azaltmanıza katkı sağlayacaktır.